Databehandleravtale

Versjon 1.0 · 27. oktober 2026

1. Parter

Avtalen inngås mellom virksomheten som bruker Tavleo («Kunden») som behandlingsansvarlig og Margareto Software AS, org.nr. 931 338 811, Malvik («Databehandleren»). Den regulerer Databehandlerens behandling av personopplysninger på vegne av Kunden ved levering av Tavleo («Tjenesten»), i samsvar med personvernforordningen artikkel 28 og personopplysningsloven.

Avtalen er en del av vilkårene for Tavleo og gjelder fra Kunden tar Tjenesten i bruk. Ved motstrid går denne avtalen foran når det gjelder personopplysninger. Ansvarsbegrensningene i vilkårene punkt 8 gjelder også for denne avtalen.

2. Behandlingens art, formål og varighet

2.1. Formål: å levere, drifte og gi brukerstøtte til Tjenesten, herunder å sette opp og endre skjermen etter Kundens instrukser.

2.2. Kategorier av registrerte: personer som er nevnt i kalendere, filer og meldinger Kunden kobler til, laster opp eller sender, for eksempel møtedeltakere, kunder og ansatte.

2.3. Kategorier av personopplysninger: innholdet i kalendere Kunden kobler til, som titler, tidspunkter, rom og deltakere, og innholdet i filer og meldinger Kunden sender til KI-assistenten.

2.4. Skjermene: Fra TV-en lagres siste kontakt, type TV og skjermstørrelse. Skjermen setter ikke informasjonskapsler og samler ingen opplysninger om dem som ser på den.

2.5. Utenfor avtalen: Margareto Software AS er selvstendig behandlingsansvarlig for opplysninger om Kundens kontaktpersoner og brukere (navn, e-postadresse, innloggings- og betalingsopplysninger), for meldinger Kundens brukere sender i «Hjelp» eller med «Kunne assistenten gjort dette bedre?», og for arrangementsdata fra offentlige kilder, jf. personvernerklæringen.

2.6. Forbedring av Tjenesten: Kunden tillater at Margareto Software AS bruker meldingene Kundens brukere skriver til KI-assistenten, i daglige og ukentlige sammendrag av forespørsler Tjenesten ikke har kunnet utføre eller har misforstått. E-postadresser, telefonnumre, nettadresser og bedriftsnavn fjernes før sammendragene lages, og innholdet i kalendere og filer brukes ikke. Sammendragene sendes til Margareto Software AS på e-post og slettes etter 12 måneder. For denne behandlingen er Margareto Software AS selvstendig behandlingsansvarlig. Behandlingsgrunnlaget er berettiget interesse i å forbedre Tjenesten (personvernforordningen artikkel 6 nr. 1 bokstav f). Kunden kan reservere seg mot slik bruk i appen.

2.7. Varighet: så lenge Kunden har konto, jf. punkt 9.

3. Partenes plikter

Databehandleren skal:

1. kun behandle personopplysninger etter dokumenterte instrukser fra Kunden, slik de fremgår av denne avtalen og Tjenestens funksjonalitet, også når det gjelder overføring til tredjeland, med mindre behandlingen kreves etter norsk lov;
2. varsle Kunden om et slikt lovkrav før behandlingen, med mindre loven forbyr slikt varsel;
3. sikre at personer med tilgang er underlagt taushetsplikt;
4. gjennomføre egnede tekniske og organisatoriske tiltak etter artikkel 32, jf. punkt 6;
5. bistå Kunden med å besvare henvendelser fra registrerte (artikkel 12–23) og med plikter etter artikkel 32–36;
6. varsle Kunden umiddelbart dersom en instruks etter Databehandlerens syn strider mot personvernforordningen;
7. slette eller tilbakelevere opplysningene ved opphør, jf. punkt 9;
8. føre protokoll over behandlingen etter artikkel 30 nr. 2.

Kunden er ansvarlig for at det finnes behandlingsgrunnlag for opplysningene Kunden kobler til, laster opp eller sender, og for å informere de registrerte, for eksempel om at møter vises på en skjerm.

4. Underdatabehandlere

Kunden gir generell forhåndsgodkjenning til bruk av underdatabehandlere. Gjeldende liste:

Endringer i listen varsles minst 30 dager før en ny underdatabehandler tas i bruk. Kunden kan fremme saklig innsigelse. Finner partene ingen løsning, kan Kunden si opp Tjenesten med virkning fra endringen og få tilbake forskudd for tid som ikke er brukt. Underdatabehandlerne pålegges de samme pliktene, og Databehandleren er fullt ansvarlig overfor Kunden for at de oppfyller dem.

5. Overføring til tredjeland

Kundens personopplysninger lagres og behandles primært i EU/EØS. Der underdatabehandlere utenfor EØS benyttes, jf. tabellen, skjer overføring kun med gyldig overføringsgrunnlag etter personvernforordningen kapittel V.

6. Sikkerhetstiltak

Blant annet: kryptering under overføring og ved lagring, tilgangsstyring etter tjenstlig behov, logging av administrative hendelser, løpende sikkerhetsoppdateringer, automatiske sikkerhetskopier og atskilte miljøer for produksjon og utvikling. Kalenderlenker vises aldri på skjermen, og oppføringer Kunden skjuler, sendes aldri til TV-en.

7. Brudd på personopplysnings­sikkerheten

Databehandleren varsler Kunden uten ugrunnet opphold, og senest 48 timer etter å ha fått kjennskap til et brudd. Varselet skal så langt mulig beskrive bruddets art, berørte kategorier av registrerte og personopplysninger, sannsynlige konsekvenser og iverksatte tiltak, slik at Kunden kan melde bruddet til Datatilsynet (artikkel 33) og underrette de registrerte (artikkel 34).

8. Revisjon

Kunden kan én gang per år, med rimelig varsel, kreve dokumentasjon på at avtalen etterleves, primært i form av skriftlig egenrapportering og tredjepartsattestasjoner fra underdatabehandlere. Er dokumentasjonen ikke tilstrekkelig, kan Kunden kreve stedlig revisjon, utført av Kunden eller en uavhengig revisor Kunden utpeker. Kunden dekker egne kostnader.

9. Varighet og opphør

Avtalen gjelder så lenge Databehandleren behandler personopplysninger på vegne av Kunden. Kunden kan be om å få opplysningene tilbakelevert før sletting. Med «Slett alt» i appen kan Kunden selv slette kontoen, skjermene og filene sine umiddelbart. Ellers slettes Kundens personopplysninger innen 90 dager etter at kundeforholdet er avsluttet, med mindre lagring er lovpålagt. Sikkerhetskopier slettes i takt med ordinær rotasjon.

10. Endringer, lovvalg og tilsyn

Endringer i avtalen varsles på e-post minst 30 dager før de gjelder. Avtalen reguleres av norsk rett, med Trøndelag tingrett som verneting. Tilsynsmyndighet er Datatilsynet. Avtalen er skrevet på norsk og oversatt til engelsk. Ved forskjeller gjelder den norske versjonen.

Kontakt for personvern: pablo@margaretosoftware.no · Margareto Software AS, org.nr. 931 338 811, Malvik.